statistiques Guide national

Chekliste : organisations

Organisation de séminaires / conférences / ateliers

 

Checklist pour l’organisation d’ateliers (séminaires, conférences et autres événements)

 

 

Planification de l’atelier

  • Formulez et définissez le(s) thème(s) et sujet()s de l’événement;

  • Fixez les dates;

  • Recrutez le(s) groupe(s) de travail organisateur(s) – assurez-vous le soutien de votre organisation;

  • Recrutez le personnel/les assistants de conférence.

 

Planification financière

  • Déterminez le budget – dressez une liste de tous les coûts et identifiez les sources de financement/rentrées pour couvrir les postes suivants:

 

  •  
    • location des locaux;

 

  •  
    • restauration – repas, déjeuners, pauses café et thé, etc.

  • Menus :

  • Lieux   :

  • Coût    :

  • Extras :

    • fournitures :

    • services de traduction et équipements :

    • rapport d’évaluation et publication des résultats de l’atelier :

    • logement sur place pour les délégués non-payants :

    • transports – par exemple, navette de/vers l’atelier; transport pour les visites de site :

  • Horaires :

  • Coût      :

    • possibilité de proposer des bourses et de couvrir les frais des participants ayant une formation et/ou une expérience appropriée qui serait utile à inclure et contribuerait à atteindre les objectifs de l’atelier.

 

Remarques:

 

 

 

  • Contactez les éventuels bailleurs de fonds :

           Noms :

           Tel     :

           Coût   :

  • Établissez des systèmes appropriés afin de contrôler et rendre compte de toutes les transactions financières. Ces systèmes doivent inclure au minimum une liste des participants dont l’inscription a été confirmée, qui détaille le montant payé et le moment où il a été reçu.

 

Cibler le public adéquat

  • Préparez une brève description des personnes – le type de personne à qui, selon vous, la participation à l’atelier bénéficierait le plus.

  • Recrutez des présidents.

  • Invitez des personnalités et autres responsables officiels.

  • Invitez un orateur pour le discours d’ouverture.

  • Invitez les orateurs principaux.

  • Déterminez qui accueillera les personnalités et autres responsables.

  • Recrutez l’orateur pour le discours d’ouverture et les orateurs principaux, ainsi que les invités.

 

Inscriptions et publipostage

  • Inscription à l’atelier – fixez une date-limite.

  • Confirmez la méthode d’inscription – normalement par courrier électronique ou par courrier postal pour les formulaires d’inscription.

  • Créez un formulaire d’inscription, en réfléchissant bien à toutes les informations requises – ayez un regard critique et mettez-vous à la place des destinataires – est-il facile à compléter, clair et sans ambiguïté?

  • Concernant le budget, fixez les frais d’inscription en pensant:

    • aux frais d’inscription tardive;

    • aux réductions pour les étudiants, etc.;

    • aux bourses;

    • aux acomptes et paiements finals (date-limite);

    • à précisez la monnaie et les modes de paiement souhaités – indiquez les coordonnées du compte bancaire et autres informations nécessaires pour les virements internationaux;

    • aux conditions d’annulation et de remboursement.

 

Inscription finale

  • Veillez à ce que tous les formulaires d’inscription reçus aient été traités et à ce que toutes les questions aient trouvé réponse.

  • Envoyez une confirmation finale de l’inscription des participants.

  • Dressez une liste définitive des participants inscrits.

  • Transmettez la liste actualisée des participants au(x) responsable(s).

  • Réalisez des badges nominatifs avec le prénom, le nom et le pays d’origine de chaque participant.

  • Réalisez des badges nominatifs pour le personnel de l’atelier.

 

Courrier final

  • Contenu du courrier final:

    • intitulé, dates et lieu de l’atelier :

     

    • description des locaux de l’atelier (installations) :

     

    • adresse postale, numéros de téléphone et de télécopieur, adresse électronique des personnes à contacter :

    •  

    •  

    • modalités d’accueil et heures d’ouverture de la réception;

    • situation et coordonnées de l’hôtel et autres logements – un plan est toujours utile;

    • locaux en dehors du site et modes de transport, etc.

 

Communication et promotion

  • Confirmez tous les remerciements, en ce compris les logos à inclure sur les documents relatifs à l’atelier – prospectus, rapports, publicités, annonces sur le web, affiches, etc.

  • Préparez un bref descriptif de l’événement et utilisez-le comme base pour la communication interne (au sein de votre propre organisation).

  • Créez une liste d’adresses des revues spécialisées/commerciales.

  • Créez une liste d’adresses des personnes utiles à inviter – une liste des personnes dont la présence est souhaitable, par exemple des responsables nationaux ou de l’UE, des spécialistes, etc.

  • Recrutez un graphiste pour aider à la production du matériel promotionnel.

  • Créez l’invitation / prospectus de l’atelier, reprenant les défis, les résultats, les locaux, les dates et les délais de préinscription.

  • Imprimez le faire-part et le formulaire de préinscription.

  • Envoyez l’invitation et le formulaire de préinscription.

  • Veillez à ce que des liens soient insérés sur les sites web appropriés pour publier des informations sur l’atelier.

 

 

Logistique

  • Identifiez un site et des locaux appropriés pour l’atelier – tenez compte de la proximité des locaux et de la facilité d’accès pour les participants internationaux.

  • Évaluez la nécessité de salles de détente et leur capacité.

  • Négociez les prix et conditions, ainsi que la fourniture d’équipements avec le personnel des locaux – vérifiez la possibilité de prévoir un coût par jour et par délégué et des coûts réduits/pas de coût pour les salles de réunion, etc.

  • Prenez des options sur certains locaux – dans la mesure du possible, faites des réservations provisoires;

  • Recrutez des groupe(s) de travail et/ou comité(s).

  • Vérifiez les modalités de réservation des hôtels – il est fortement recommandé que les participants soient responsables de la réservation de leurs vols et de leur logement. (La seule exception peut être de proposer de réserver un logement pour les invités). Il est judicieux de fournir une liste des logements locaux appropriés dans toute une gamme de prix.

  • Lorsqu’un transfert vers les locaux de l’atelier est avantageux et possible, vérifiez les heures d’arrivée et de départ des trains/vols, etc. et prenez les dispositions appropriées (autocars/ bus/ taxis, etc.). Pour tous les participants, expliquez comment se rendre au lieu où se déroule l’atelier à partir des principaux points d’arrivée.

  • Vérifiez et organisez un transport spécial pour les responsables officiels et/ou délégués depuis et vers les aéroports, etc.

  • Déterminez les possibilités de restauration (café, thé, boissons, en-cas, déjeuners, dîners, dîner de conférence) et les conditions probables.

  • Engagez un traiteur – vérifiez les exigences alimentaires spéciales (régime alimentaire, végétarien, kasher, etc., et les coûts additionnels).

  • Contactez des fournisseurs d’articles promotionnels appropriés – sacs, stylos, casquettes, etc.;

  • Contactez l’office du tourisme local.

  • Déterminez les évènements pour le soir et les possibilités d’interaction sociale pour les personnes handicapées.

 

 

Planification et préparation du programme

Tout en élaborant le programme et son contenu, pensez à vérifier, le cas échéant, les éléments suivants:

 

  • confirmez qui prononcera le discours d’ouverture et de bienvenue;

  • sessions plénières;

  • sessions de travail parallèles/groupes de détente;

  • installation de l’affichage;

  • temps nécessaire, au sein des locaux, pour passer d’un endroit à un autre, etc.;

  • transport et comment se rendre sur le site de la conférence: par avion, en train, avec les transports publics locaux, en voiture:

    • fournissez des itinéraires clairs et concis;

    • où et comment obtenir des tickets pour les transports publics – indiquez les options et les prix des tickets;

    • envisagez une navette vers et depuis les terminaux (aéroport, gare des chemins de fer) – c’est sans doute coûteux, mais peut être très utile pour empêcher les participants de se perdre et de retarder le programme!;

 

  • délais pour réclamer les documents, affiches et résumés;

  • délais pour soumettre les résumés/biographies des orateurs, etc., à inclure dans les informations avant l’atelier;

  • disponibilité ou nécessité de lignes directrices pour les présentateurs/orateurs – de façon à confirmer, notamment:

    • la longueur et la durée des présentations;

    • les responsabilités des orateurs avant et après la présentation;

    • les conseils sur le nombre de participants, la description des locaux et équipements techniques;

 

  • lignes directrices sur les moyens d’affichage des informations et documents sur les organisations participantes et leur travail – affiches, prospectus, rapports, etc. Confirmez entre autres:

    • la taille des zones/panneaux d’affichage;

    • le système de montage des panneaux d’affichage;

    • les modalités d’installation et de désinstallation des étalages;

    • les préférences pour le format des textes, des caractères, des bannières, etc.;

 

  • rapports après l’atelier:

    • donnez des conseils clairs sur les exigences de rédaction;

    • confirmez les délais pour la soumission des rapports;

 

  • pensez à l’accueil nécessaire, en fonction du moment d’arrivée des responsables officiels, invités spéciaux ou dignitaires, par exemple;

  • préparatifs, local, style, format, horaire, etc., d’un dîner de conférence. (N’oubliez pas de confirmer la date, le lieu, l’heure, etc. Réfléchissez aussi à tous les coûts et à qui les couvrira dans le cadre du budget disponible. Un sponsor peut s’avérer approprié pour ce faire, étant donné notamment que ce dîner risque de constituer une dépense inéligible pour la plupart des bailleurs de fonds);

  • divertissement approprié;

  • stationnement (parking, tickets);

  • transport entre le lieu de conférence et les hôtels.

 

Informations supplémentaires qui peuvent être utiles aux participants

  • Électricité (voltage, type de prises)

  • Équipements de téléphonie/télécopie/courrier électronique à disposition des participants

  • Téléphone public (cartes, pièces, jeton)

  • Photocopieur

  • Numéros d’urgence (police, pompiers, ambulance)

  • Services médicaux

  • Climat au moment de l’atelier et conseils vestimentaires

  • Argent – informations sur la devise, possibilités de change, etc.

  • Accès aux distributeurs automatiques et aux dispositifs de cartes de crédit

  • Nécessité pour chaque participant de prévoir sa propre assurance de voyage

  • Exigences de visa, et indiquez clairement qu’il relève de la responsabilité de chaque participant de garantir qu’il dispose du visa approprié.

 

Matériel

Mis à part le contenu de la valisette de l’atelier, seuls les badges sont indispensables parmi la liste suivante. Les autres articles repris sur la liste sont fonction du budget disponible et de l’ampleur de l’événement prévu:

 

  • badges avec combinaison pince/broche;

  • stylos (ou autre matériel promotionnel);

  • dépliants;

  • écriteaux à pince;

  • valisettes de l’évènement (conférence).

 

[Note – le nombre à commander = participants + orateurs principaux + personnel de l’atelier + presse + assistants + sponsors + quelques-uns de réserve.]

 

Contenu de la valisette de l’atelier

  • bloc-notes;

  • programme mis-à-jour;

  • biographies des orateurs;

  • liste des participants;

  • informations logistiques mises à jour;

  • copie du formulaire d’évaluation.

 

Activités liées aux locaux

  • Panneaux indicateurs vers les salles de réunions et autres endroits;

  • Préparez une zone d’affichage pour les stands promotionnels, etc.;

  • Installez un bureau d’accueil et veillez à l’accès au téléphone, aux photocopieurs, aux imprimantes, à la trousse de premiers secours, etc.;

  • Prenez une boîte à fournitures – stylos, feutres, ciseaux, papier-collant, pâte adhésive, papier, post-it, etc. – ainsi que des formulaires pour les inscriptions de dernière minute, les horaires des transports publics, un plan de la ville et une liste de tout le personnel et de leurs numéros de téléphone portable;

  • Confirmez les modalités pour les messages – un tableau à messages est souvent utile;

  • Assurez-vous que le personnel de l’atelier connaît bien les procédures d’évacuation d’urgence, les toilettes et autres services, etc.;

  • Coordonnez les horaires les pauses café/thé et des services de repas;

  • Coordonnez le personnel de service au bureau d’accueil;

  • Coordonnez l’assistance au sein des salles de réunion;

  • Donnez des instructions au personnel des locaux où se déroule l’atelier;

  • Rencontrez et accueillez les orateurs; en particulier, fournissez un appui technique à ceux qui font des présentations;

  • Donnez des instructions aux présidents et à tous les orateurs.

 

Salle(s) de réunion

  • Confirmez les besoins au niveau des salles de détente ou de réunion – tableaux de conférence, tableaux blancs et feutres spéciaux;

  • Veillez à prévoir un verre d’eau et/ou un rafraîchissement pour les présidents, les orateurs et les spécialistes;

  • Veillez à ce que le nombre de chaises et la disposition de la salle soient conformes à ce qui avait été demandé, le plus longtemps possible avant les éléments du programme;

  • Pensez aux cabines d’interprétation éventuellement nécessaires.

 

Besoins de traduction et équipements

  • Déterminez la langue de référence de l’atelier – la plupart du temps, c’est l’anglais pour les évènements internationaux.

  • Déterminez les besoins d’interprétation et le nombre de langues à interpréter.

  • Contactez un fournisseur d’équipements de traduction pour lui demander une offre de prix.

  • Discutez du nombre d’interprètes nécessaires sur la base des niveaux estimés de participation, ainsi que de l’éventail de langues pour lesquelles un service de traduction sera assuré.

  • Mettez-vous d’accord sur le nombre de cabines d’interprétation nécessaires et leur emplacement dans la(es) salle(s) de réunion.

  • Déterminez les équipements de traduction.

  • Négociez et confirmez tous les besoins de traduction dans un contrat avec le fournisseur de services de traduction.

  • Vérifiez toutes les modalités/exigences pour le logement des interprètes.

  • Fournissez à l’avance aux interprètes des copies de tous les documents officiels sur l’atelier, y compris des copies du programme et des ordres du jour de toutes les réunions qui ont lieu dans le cadre de l’atelier.

 

Photographies

  • Passez l’ensemble du programme en revue et décidez quand et où il serait utile d’avoir des photographies.

  • Prenez contact avec un photographe et mettez-vous d’accord avec lui – ce peut être un membre du personnel local plutôt qu’un photographe officiel afin de réduire les coûts au maximum, mais, pour les évènements officiels, notamment ceux auxquels participent des responsables officiels et des dignitaires, il est judicieux de prévoir un photographe professionnel.

  • Si vous recrutez un photographe externe, il vous faut une confirmation écrite reprenant:

    1. l’acceptation de l’offre;

    2. le lieu de la conférence;

    3. le jour et l’heure des prises;

    4. une estimation de la taille du groupe;

    5. la taille et le nombre de photographies nécessaires;

    6. noir et blanc ou couleurs;

    7. délai de livraison.

  • Si le site où se déroule la conférence ne dispose pas de photographe interne, le photographe engagé devrait visiter le site de la conférence à l’avance pour déterminer les meilleurs endroits pour prendre des photos, à l’intérieur comme à l’extérieur.

 

Communiqués de presse/ conférence de presse

  • Rédigez des projets de communiqué de presse et réfléchissez aux modes de diffusion – par l’intermédiaire des participants, de vos propres contacts dans la presse, de ceux des participants. Il est possible que ce soit une attente et une exigence très formelle, en particulier pour les dignitaires et responsables officiels participants.

  • Dressez une liste d’adresses pour le communiqué de presse.

  • Envisagez la nécessité d’une conférence de presse – le lieu, la date et l’heure.

  • Désignez un porte-parole (officiel).

  • Prenez des dispositions pour que la presse puisse interviewer les personnalités, les responsables, les orateurs, etc.

 

Autres informations

À l’exception peut-être des orateurs et des dignitaires invités, les organisateurs devraient encourager les participants à réserver eux-mêmes leur logement, ce qui épargnerait une tâche colossale aux organisateurs de l’atelier. Néanmoins, il est utile de définir une liste des hôtels locaux et autres possibilités de logement facilement accessibles à pied ou par différents moyens de transport depuis le lieu où se déroule la conférence. Cette liste devrait tâcher de couvrir toute une gamme de budgets et comprendre des liens vers les sites web appropriés, etc.

 

Pour tous les logements possibles, fournissez les informations suivantes:

 

  • nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, adresse électronique;

  • distance par rapport au lieu de la conférence;

  • transports publics vers le lieu de la conférence;

  • derniers services de transports publics (jours ouvrables, samedi, dimanche) depuis le lieu de la conférence.

 

D’autres considérations pour les types de logement suivants peuvent s’appliquer:

 

  1. résidences d’étudiants:

  • disponibilité de chambres simples, doubles;

  • ce dont il faut se munir – par exemple: draps de lit, serviettes, sacs de couchage;

  • modalités relatives aux petits-déjeuners et autres repas;

  • autres installations;

 

  1. auberges de jeunesse:

  • disponibilité de chambres simples, doubles et de dortoirs

  • ce dont il faut se munir – draps de lit, serviettes, sacs de couchage, papier de toilette;

  • possibilité de louer des draps de lit;

  • modalités relatives aux petits-déjeuners et autres repas;

  • autres installations.

Organivie.fr

 

 

      


Sortie : 10 août 1979

Durée : 42:28

Genre(s) : R&B, funk, soul, pop, disco, rock

Producteur(s) : Quincy Jones & Michael Jackson

Label : Epic Records

  1. Don't Stop 'Til You Get Enough
2. Rock With You
3. Working Day And Night
4. Get On The Floor
5. I Can't Help It
6. Girlfriend
7. She's Out Of My Life
8. I Can't Help It
9. It's The Falling In Love
10. Burn This Disco Out
 

Off The Wall

Titre : Off The Wall

Date de sortie de l'édition originale : 1979

Date de sortie de cette édition : 1979

Pays de fabrication : Autriche

Pays de commercialisation : Europe

Référence : EPC CD 83468

Particularité : L'édition originale est tournée de cette façon, même sur le 33 Tours. Rien d'anormal donc.

Plus d'infos : Off The Wall est le premier album solo de Michael chez EPIC. N'oublions tout de même pas les albums solo de Michael chez Motown ...

Estimation 10€ *


Off The Wall - Special Edition

Off the Wall 2001 2Titre : Off The Wall - Special Edition

Date de sortie de l'édition originale : 2001

Date de sortie de cette édition : 2001

Pays de fabrication : Autriche

Pays de commercialisation : Europe

Référence : EPC 5044212

 

Off The Wall - Special Edition - Avant du Fourreau

Off The Wall - Special Edition - Arrière du Fourreau

 

Particularité : Les premières éditions étaient accompagnés d'un fourreau en carton.
Photos : en haut, l'avant et l'arrière du fourreau cartonné
             ci-contre, le dos du boitier et le CD

Plus d'infos : Off The Wall est remasterisé puis réédité en 2001. Des démos et des interviews sont ajoutés.

Pistes supplémentaires :
11. Don't Stop 'Til You Get Enough (Michael Jackson's Original Demo Recording)
12. Working Day And Night (Michael Jackson's Original Demo Recording)
13. Interview : Quincy Jones et Rod Temperton sur le making of de Off The Wall

Crédits supplémentaires :
Producteurs : Michael Jackson & Bruce Swedien
Remasterisé par Bernie Grundman

Estimation 10€ *


* = Les estimations présentes sur le site restent évidement relatives et peuvent changer à cause de plusieurs facteurs (rééditions, actualité de Michael, ect ...). De plus, elles concernent les collectors en bon, voire très bon état. |
|
|
|
Si vous estimez que l'une de ces estimations n'est pas correcte, contactez le webmaster, sans oublier de fournir une argumentation claire et avisée. Merci.  

Referencement Gratuit

Créer un site gratuit avec e-monsite - Signaler un contenu illicite sur ce site